Cultura del detalle. Una mirada desde la organización de eventos

Redacción: Celia Zaldivar Odio

Un ejemplo de buenas prácticas en la universidad yumurina, en relación a la cultura del detalle, lo encontramos en la calidad de los eventos organizados por el profesor Elmys Escribano Hervis, Profesor Titular de la Facultad de Educación. Doctor en Ciencias Pedagógicas, quien antes de comenzar esta entrevista comentó con mucho regocijo que este es su curso número 37.

En sus respuestas encontramos claves que demuestran que cultivar la cultura desde el detalle es una eficaz manera de poner de moda el amor en el quehacer.

1-Generalmente la opinión acerca de los eventos que son generados por usted es positiva, que estrategias utiliza para garantizar la calidad de los eventos.

Todas las tareas con las que me comprometo, trato de impregnarle la mayor atención dedicación y amor. Hacer las cosas del mejor modo posible evidencia el respeto por los demás. Esto es básico: siempre tratar de hacer las cosas bien.

Lo primero es partir de una planificación muy específica de todo lo necesario, hay que pensar paso a paso en cada detalle que debe estar presente. Hay que planificarlo con suficiente tiempo y activar un buen equipo con buena comunicación, sentido de pertenencia, libertad de proposición y buscar siempre consenso, cada quien debe estar muy claro qué debe hacer, cuándo y cómo. Es muy importante que los organizadores estén comprometidos al 100% con la calidad de la actividad.

Hay que chequear y repasar muchas veces para el caso de los eventos la concepción completa del mismo en todas sus partes integrantes, de ese modo descubrimos de modo anticipado qué no está funcionando y qué debe mejorar o cambiar.

Para el caso de los eventos hay que tener claro su perfil, qué aspiran obtener los participantes (desde un estudiante de pregrado hasta un académico), eso que aspiran, hay que ofrecerlo y lograrlo.

2- Que aprendizajes ha adquirido con la experiencia de organizar los eventos. .

En todos estos años, hemos descubierto algunas claves como:

Desarrollar el liderazgo y trabajar con líderes, la gente sigue a líderes naturales. En el Simposio Internacional de Educación y Cultura que organizo desde 1996, hemos tenido claro esa idea desde el comienzo, trabajamos con colegas de otras universidades nacionales y extranjeras que son líderes en sus respectivos entornos, estos son los encargados de hacer la promoción en sus lugares de origen, ellos se sienten parte del evento y tienen lugar en la toma de decisiones. En nuestro evento hay un grupo de unos 30 doctores que hacen esta función, ellos vienen participando con nosotros de forma estable desde el 2008.

La comunicación y la interacción con todos siempre tienen que ser fluida, sincera, respetuosa y afable.

Los eventos tienen que tener ante todo un programa científico sólido y estar bien organizado, cumplir estrictamente los horarios del programa, porque donde hay desorden ahí termina todo. Lo otro importante es que tenga el aseguramiento adecuado, alguien debe ocuparse de garantizar lo necesario para poder trabajar sin obstáculos.

Hace varios años que aplicamos una encuesta a los participantes en el evento y eso nos hace obtener información muy útil para mejorar de forma continua y ofrecer lo mejor. Escuchamos las sugerencias que nos hacen. Nunca he sido arrogante, hay que ser humilde y tratar a todos respetuosamente, por igual.

4 -A su consideración cuales son las razones por las que los participantes regresen a sus eventos.

Yo creo que los participantes regresan porque encuentran lo que buscan en nuestro evento y confían en nosotros a pesar de que tienen muy claro, las tremendas limitaciones que en el orden material tenemos, pero nuestros programas científicos son excelentes y le prestamos el máximo de atención a concebirlos bien. Estos eventos generan amplios espacios para muchos fines. Si quieren un evento con optimas condiciones materiales, saben que aquí no es, por eso tenemos que cubrir esa limitación con seriedad y trabajo consistente.

3-Cómo visualiza la cultura del detalle en la organización de los eventos.

En esencia todo esto es aplicar la cultura del detalle, eso lleva como dije al inicio, mucho trabajo, dedicar muchas horas a planificar, controlar, a la comunicación con las personas, nunca dejar un mensaje sin responder ni una petición sin atender.